۱۳۹۳ مهر ۲۸, دوشنبه

شرایط رویاروی بخش خصوصی کشور

تحولات اخیر اجتماعی - تکنولوژیکی کشوری و جهانی ، بَر همگان آشکار ساخته است : گریزی از مدرنیزه کردن ، تجدد و کاربرد یافته های نوین و تجارب سایرین در کلیه سازمان ها به ویژه  فعالان اقتصادی نمی باشد ، اما این تغییر و تحولات بایستی به آرامی ، به  تدریج  و بدون بهم ریختن ساز و کار کنونی و ایجاد تنش و استرس در سازمان ها و گروه های انسانی صورت پذیرد .

امروزه ، بخاطر رویکرد "دولت الکترونیک" ، اصلاح و تکمیل قوانین ، متمایل شدن به سمت هماهنگی بیشتر با جامعه و تجارت جهانی و استاندارد های آن ، افزایش کاربرد رایانه و تکنولوژی ارتباطی مخابراتی ،  شرایط خاصی بر کسب و کار و گردش مالی حسابداری شرکت ها و فعالان اقتصادی کشور حاکم گردیده است ، پاره ای از این شرایط عبارت اند از :  
1-    از طرفی با تغییر قوانین و تصویب قوانین جدید وظایف تکلیفی فعالان اقتصادی ( اعم از : شرکت ، موسسه ، کارخانه ، کارگاه ، مشاغل ، بنگاه ، تولیدی ، تجارتخانه ، بازرگان ، دلال ، حق العمل کار ، پیمانکار ، ... )  افزایش یافته است .
افزایش تکالیف همزمان و از مجرای دولت الکترونیک بوده لذا باعث نیازمندی بیشتر و الزام فعالان به کاربرد سخت افزار ، نرم افزار و بستر رایانه ای و نیروی متخصص مربوط گردیده است .
2-    تعدد نرم افزارها و دستورالعمل های آن ها (اعم از نرم افزارهای بخش خصوصی مانند حسابداری جامع ، دستمزد ، اموال ، انبار ، بهای تمام شده ، اتوماسیون و ... و نرم افزارهای خاص تکالیف دولتی مانند نرم افزار دیسکت بیمه ، ارزش افزوده ، اظهارنامه ، گزارشات فصلی ، و ... ) و واگذاری هر کدام از آن ها به اپراتور و یا کارشناس مرتبط ، باعث گردیده سلیقه های متفاوتی در نحوه اجرا و نحوه طبقه بندی دیتای (بانک اطلاعات) آن اعمال گردد و آشفتگی و تعدد مجاری اطلاعاتی را افزایش داده است .  
 به طور مثال ممکن است قسمتی از فعالیت های مرتبط با سیستم حقوق دستمزد ، با نرم افزار حقوق دستمزد خریداری از بخش خصوصی انجام شده و ساختن دیسکت یا سی دی آن با نرم افزار رایگان تامین اجتماعی listdisk   و قسمتی از امور مربوطه نیز در فایل های اکسل انجام و بایگانی شده باشد  .
بدین ترتیب برای جمع بندی کامل دیتا و اطلاعات سیستم حقوق دستمزد سازمان حداقل بایستی به سه منبع مراجعه و جمع بندی بر اساس سه ساختار متفاوت صورت گیرد ! ، و در صورت عدم دسترسی به متصدی مربوطه یافتن این مسیر باعث صرف زمان بسیاری می گردد .
3-   تعدد اشخاص یا موسسات طرف قرارداد :
انعقاد قرارداد با شرکت های گوناگون ارائه کننده خدمات مالی و یا دعوت به همکاری تخصص های گوناگون برای رفع و رجوع مسائل و تکالیف حسابداری مالیاتی ، نظام ارزش افزوده ، اظهارنامه و عملکرد سالانه ، گزارشات فصلی ، حسابداری عمومی ، حسابداری حقوق و دستمزد و مسائل مربوط به بیمه و نیروی انسانی و ... باعث اعمال سلیقه های متفاوت و طبعا بهره گیری از نرم افزارها و راهکار های متفاوت و متنوع در راستای انجام و تحویل کار گردیده است .
 این تنوع و گوناگونی به تشتت و ناهماهنگی و تکه تکه شدن بخش های اداری مالی شرکت ها به صورت جزیره ای جدا و دور افتاده از یکدیگر دامن زده ، باعث چسبندگی و وابستگی های متعدد و از بین رفتن  امکان مانور شده است .
یکپارچه سازی این اطلاعات سازوکار و روش های مشخص و هماهنگی را طلب می کند .
4-   لزوم مطابقت این زیرسیستم های متعدد :
هر چند اطلاعات رسمی ارائه شده طی نرم افزارها و فرم های تکلیفی در بانک های اطلاعاتی جداگانه ای وارد می گردند ، لیکن این اطلاعات بایستی با یکدیگر مطابقت داشته یا حداقل هماهنگ باشند ، لذا سیاست واحد و یکنواختی  بر اجرای قراردادهای متعددی که برای ادای تکلیف یا وظیفه قانونی در این زمینه منعقد می گردد ، یا اشخاص متفاوتی که متصدی گردیده اند ،  بایستی حاکم باشد .
رسیدگی توسط ممیزان و حسابرسان نظام ارزش افزوده ، رسیدگی سالانه برای مالیات عملکرد ، رسیدگی به گزارشات فصلی  ، حسابرسی بیمه ، جداگانه صورت گرفته ولی می تواند متاثر از نتایج رسیدگی به سایر سیستم ها ، یا با در نظر گرفتن عدم تطابق بین آنها باشد .
5-   مسائل مرتبط با قانون تجارت حوزه حقوق و قوانین تجاری : 
اصلاح قانون تجارت ، تکمیل تدریجی آن و اهمیت بیشتر یافتن آن با توجه به تحولات جدید روشهای کسب و کار و تکالیف دولتی ، نحوه شراکت ، سهام ، سهم الشرکه ، اقتضائات قانونی حقوقی ، صورتجلسه ها ، افزایش مسئولیت مدیریت و حتی کارکنان و احتمال افزایش بدهی های تحمیلی ، طرح بیشتر و مکرر دعاوی بین فعالان اقتصادی در محاکم ،  رویکرد های جدیدی را طلب می کند .
6-   افزایش سطح و عمق تخصصی فعالیت ها و وظایف بخش های سازمانی از قبیل : 
کار با شبکه و نحوه اتصال ایستگاه های کاری با یکدیگر  .
انباشت انبوه اطلاعات ، ، افزایش ریسک دریافت پرداخت ها .
نظارت بر کار کارکنان تدارکات ، خرید ، کارپردازان ، آیین نامه صندوق و تنخواه گردان ، معمولا ترازها مملو از مانده های وجه نقد و تنحواه نزد اشخاص به صورت راکد و متورم می باشد .  
همگی روش های کنترلی مدرن تر و تخصصی تری را طلب می نماید و  تدوین استراتژی کنترل داخلی لازم می گردد .
7-   افزایش مشکلات نیروی انسانی در سازمان ها :
و افزایش قارچ گونه شرکت ها و اشخاصی که انواع مشاوره و پشتیبانی در این زمینه ارائه می نمایند ، وعده برخورداری از معافیت های قانونی ، استفاده از خلا های قانونی موجود و .... ، باعث سردرگمی و درماندگی تصمیم گیرندگان در تحلیل هزینه-فایده بهره گیری و انعقاد قرارداد با این شرکت ها یا عدم آن شده ، ضمن آن که نحوه ترغیب و تبلیغ معمولا به گونه ای است که در صورت بی توجهی ممکن است بعدا احساس پشیمانی را به همراه داشته باشد .
8-    رسیدگی به گزارشات و بررسی آنها ، اولویت بندی رسیدگی به گزارشات و برگزاری جلسه در مورد آنها .  
9-    کاربرد روش های نوین حسابداری : حسابداری تورمی ، توابع ارزش فعلی یا آتی پول ، بازگشت سرمایه و استفاده از شاخص های مالی و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی ، چگونگی بهره برداری از حسابداری بهای تمام شده کالاها و خدمات مجموعه و تجزیه تحلیل های هزینه فایده  و جا انداختن فرهنگ آن در سازمان .
نقشه راه و استراتژی رشد سیستم های انفورماتیک ، مالی و اداری شرکت ها ، زمان بهره برداری از تکنولوژی های پیشرفته تر ، نحوه سویچ کردن و ارتقاء سیستم .   
انواع سیستم های جامع ، نرم افزارها ، تنواع نرم افزار و تنوع دیتابیس ، و مباحث مرتبط با ERP   و سیاست شرکت در قبال ارتقا به سیستم های استاندارد و پذیرفته شده بین المللی ، ضمن اینکه دولت نیز به سمت استاندارد و بین المللی شدن روش ها و سیستم ها حرکت مصممو دائمی را  آغاز نموده و بی تردید بر بخش خصوصی کشور نیز تاثیرگذار می باشد .
10- . سنواتی بودن پروژه اصلاحات ، بهبود روش ها و افزایش بهره وری :
اصلاح روش ها ، حساب ها ، صورت های مالی ،  دستورالعمل ها و آیین نامه ها  و یا تدوین آن ها و برقراری و بروز رسانی سیستم ها و نرم افزارهای جدید ممکن است تا چندین دوره مالی به درازا بکشد و با هر تغییر در بافت نیروی انسانی دستخوش تغییرات اساسی و گاه خارج شدن از مسیر صلاح و صرفه سازمان گردد .
با توجه به مسائل نیروی انسانی ، جابجایی های مکرر ، دانشجو و موقتی بودن بسیاری از نیروهای به کار گرفته شده در امور شرکت و یا حجم فعالیت های جاری و درگیری ها باعث می گردد سررشته امور سنواتی از دست کارکنان شاغل در سازمان مشتری بدر برود و بسته به شدت اشتغال ذهنی مسائل در اولویت کمتر در راس همه قرار گیرد .
مجموعه واقعیت های فوق ، امروزه ، رسیدگی ، هدایت و هماهنگ سازی عملیات مرتبط با رخدادهای مالی سازمان ها را از عهده و توان فرد خارج ساخته و نیازمند تعیین و تدوین راهکار ، دستورالعمل و برقراری سیستم  و سازوکار خاص در این زمینه می باشد .
نظارت بر چگونگی انجام این امور و هماهنگی آن با سایر بخش ها و قسمت های سازمان و تدوین برنامه و راهبرد عام و خاص هر شرکت فعالیت تخصصی دائمی و موازی با پیشبرد کار به طور همزمان را طلب می کند تا میان این روش ها و صلاح و صرفه های گوناگون و بعضا متضاد آشتی و هماهنگی برقرار گردد .

۱۳۹۳ مهر ۹, چهارشنبه

غلبه تفکر حجم محور



در صورتی که نتایج کار و بازده کارکنان یا به کار گرفته شدگان در مدت زمانی که صرف انجام کار در سازمان یا برای سازمان می نمایند ملموس و قابل اندازه گیری نباشد ، طبیعتا مدیر یا کارفرما در  ارزشیابی و تعامل با آن دچار مشکل می شود .
در پهنه کسب و کار ما غلبه با تفکر فیزیکی و "حجم محور"  است  ،  مدیریت و مالکیت بیشتر موسسات و واحدها ، نیز ، با عوامل اجرا کننده و "عملگرا"  می باشد ، یعنی بجای این که مدیریت سازمان ها به مدیران حرفه ای یا متخصص رشته مدیریت سپرده شود ، به طور مثال معمولا مدیریت  شرکت پیمانکاری به یک  مهندس معمار ، اداره یک کارخانه رنگرزی به مهندس شیمی ، کارخانه فرش به بازرگان و صادر کننده فرش و دامداری به مهندس دامپروری سپرده می شود  .
هر چند این به خودی خود بد نیست ، اما از آن جایی که این افراد بخاطر طبیعت کارشان به دنبال محصول و نتیجه ای مشهود ، فیزیکی ، حجیم و قابل اندازه گیری می باشند ، چه بسا ، برایشان یادداشتی که روی آن نکات مهم و اولویت های یک مجموعه (مثلا حسابداری یک شرکت تولیدی) نوشته شده باشد ، فاقد ارزش می شود و فقط به درد این می خورد که به دست یک نفر برای پیگیری و انجام یکایک موارد سپرده شود ! .
با غلبه این دیدگاه ، به مرور زمان ، سازمان حسابداری شرکت ها از نیروهای به اصطلاح  "کار جمع کن" انباشته می شود  ، یعنی از کسانی که بطور مثال ظرف یک هفته چند خروار فاکتور ، قبض انبار ، پته باسکول و ... را تبدیل به چندین زونکن سند حسابداری "شسته و رُفته"  کرده و از روی میز جمع می کنند .
طبیعی است حسابداری که بخاطر اندیشیدن به گسستگی های موجود بین زنجیره اطلاعاتی اش نمی تواند این کاغذ ها را به "قبرستان زونکن" ! در فراموشخانه بایگانی !  بسپارد ، تنبل برشمرده شده یا  متهم به " این دَست و آن دَست کردن" ! می گردد  .
از طرفی حسابدارانی که توان (بخصوص علاقه) اندیشیدن به سیستم و راهکارها و نتیجه حاصل از طبقه بندی و تجمیع مبالغ را دارند از فرط انباشته شدن فعالیت های فیزیکی که مدیران زرنگ و موفق  ( آن هایی که تا کارمند تکان می خورد به قول خودشان ده تا کار "راست روی اش می گذارند" ! )  پیشاپیش برای شان تدارک دیده و لیست کرده اند ، حوصله و اشتیاق به این کار را بتدریج از دست می دهند  .
بنابراین از فرط درگیر شدن در کارهای "نفس گیر" و به قول حسابدارها "استخوان خُرد کن " ! ، این عزیزان نیز نمی توانند (و به تدریج نمی خواهند) وقتی را روی اندیشیدن به راهکارها ، روش ها ، سیستم ها ، ارتباط بین اجزای سیستم ، دنبال کردن مسیر گردش اطلاعات ، پیدا کردن تعارض ها و تناقض ها ، عیب یابی ، یافتن دوباره کاری ها ، تحلیل اطلاعات مالی ، صلاح و صرفه کل سازمان ، روند سود دهی ، گسست های سازمانی ، مخاطرات ، ریسک ها ، کنترل داخلی ، ... و هزاران هزار مبحث لازم و ضروری دیگر بگذارند .
از طرفی مدیران و "مدیر مالکان" موسسات نیز برای خودشان توجیه های قانع کننده ای دارند :

بخاطر حاکمیت ویژگی های اقتصاد "مُحَلِّلی" بر کشور ، که باعث کاهش حاشیه سود از رهگذر افزایش  هزینه اخذ مجوز ، هدایا ، وجوهات ، رشوه ، پول چایی ، زیر میزی ، کادو و هدایای تبلیغاتی ، پورسانت ، هزینه برگزاری جلسات توجیهی ! برای "صاحبان مجوز و اجازه"  ، پذیرایی از مقامات قضایی و انتظامی ، هزینه های تحمیلی بخاطر دست دوم و دست چندم شدن کارها و قرارداد ها ، افزایش هزینه های تامین مالی و نزول خواری حلال ، دولتی یا حاکمیتی ، گردیده است  و هزاران  دلیل دیگر ... .
شرایطی را ایجاد کرده که این واحدها عملا در حالت بحرانی بسر برده یا از لحاظ روانی و رفتاری در حالت التهاب و بحران می باشند .
بنابراین اندیشه و مشاوره کردن در چنین شرایطی برای شان بیشتر کاری لوکس و تجملی بحساب می آید تا ضرورت و نیاز .
از طرفی پست های مشاوره ای شان نیز ممکن است توسط یا به سفارش مدیران و کارکنان بخش های دولتی و حاکمیتی اشغال شده باشد .
بدین گونه که یا به طور تحمیلی به این پست ها گمارده شده اند ، یا خودشان در اندیشه فردایی که شاید جناح شان سر کار نباشد ، تصمیم گرفته باشند چند ساعتی را نیز این جا و آن جا مشاوره داده یا تدریس کنند تا خیلی هم از قافله واقعیت و مسائل واقعی زندگی عقب نمانند .
این هزینه ها و اوضاع و احوال ، مدیران و مالکان را بیشتر بر آن می دارد که فعالیت های ستادی و تخصصی که از لحاظ تکالیف قانونی ناگزیر از انجام آن ها می باشند (مانند گزارشات فصلی دارایی ، دفاتر قانونی ، سامانه ارزش افزوده و ... ) را در اولویت قرار داده یا به همان ها بسنده نمایند .
بدین ترتیب ترکیب نیروی انسانی حاضر در شرکت ها  بیشتر به سمت انباشته شدن از نیروهای غیر متخصص یا با تحصیلات ابتدایی و در حد اپراتوری کامپیوتر متمایل می گردد .
بطور مثال : یک نفر اپراتور کامپیوتر که ورود اطلاعات (data entry) به دستگاه را به خوبی فراگرفته ، دستش با صفحه کلید آشنا شده و سرعت عمل بیشری داشته باشد ، هم می تواند اسناد حسابداری را در سیستم مالی جامع شرکت وارد کرده و هم امور کارگزینی و ورود و خروج کارکنان ، و هم نامه های اداری را تایپ و رفع و رجوع نماید ، هم چک صادر کرده ، صندوق داری نیز بکند ! و ...  .
بدین ترتیب مدیر مجموعه ، در ظاهر خود را از استخدام کارشناس یا کارشناس ارشد حسابداری ، مدیریت ، منابع انسانی ، ... بی نیاز دانسته و ترجیح می دهد دور و بر خود را از انواع اپراتورها پُر کند .
در برخی مکان ها ، حتی ممکن است بخاطر تفاوت دانش بین سطوح مالکیت-مدیریت مجموعه با کارکنان آن ، ترجیح داده شود بجای کارشناسان پر مدعا ! و صاحب نظر ، نیروی ساده (اپراتور) "حرف گوش کُن" !  و مطیع ، به کار دعوت شود ؛
ترجیح استخدام خانم ها نسبت به آقایان در شرایط مساوی ، نیز ، تا حدودی با میزان اطاعت ، "سَربِزیری"  و "حرف گوش کن" بودن خانم ها نسبت به آقایان قابل تحلیل و توجیه می باشد .
مدیریت موسسه سنجش سپاهان با سال ها گردآوری تجربه ، مشاهده و کار با سیستم های دولتی ، خصوصی ، تعاونی ، حکومتی ، نظامی ، غیر انتفاعی ، خیریه ، ... در گذشته بیشتر به برقراری سازوکار و سیستم های کامپیوتری خاص برای  موسسات و شرکت های "کوچک و متوسط" (mild & medium)  و صنایع کارگاهی ( که "هزینه" و "کاهش هزینه"  ، کوچک بودن ، "جمع و جور" بودن و در عین حال "کارآمد" بودن در آن حرف اول را می زند ) اشتغال داشت  .
حاصل آن طراحی ، برنامه نویسی ، نصب و راه اندازی نرم افزارهایی کوچک و ساده با کارآیی بسیار و جامع بود که ، در دوران رواج سیستم عامل داس dos ، در ده ها شرکت و کارگاه کشور نصب گردیده و با وجود پیشرفت سریع تکنولوژی و جایگزینی سیستم عامل داس dos  با ویندوز windows  ، برخی ( بخاطر کارآمدی ) ، هنوز ، در حال استفاده و بهره برداری می باشند .
در بعضی موارد کلیه احتیاجات و نیازمندی های اداری و حسابداری یک مجموعه (از برنامه ریزی و محاسبات تولید گرفته تا تنظیم حساب دفاتر قانونی و ... ) با استفاده از یک دستگاه رایانه که نرم افزار ساده اما جامع موسسه سنجش سپاهان روی آن نصب شده بود و با بهره گیری از یک نفر اپراتور ، و کاربرد راهکارهای ساده و خلاصه سازی شده ، مرتفع می گردید .
اینک ، نیز ، با درک شرایط روز و نیاز شرکت ها  ، با توجه به شرایط فعلی و بحران فراگیری که مجموع صنایع و موسسات کشور را فرا گرفته وظیفه خود می داند برای کمک به آن ها  برای باقی ماندن در این شرایط ، و برون رفتن از این بحران ، در راستای تزریق فکر ، تکنولوژی ، مشاوره ، نظارت و کنترل از راه دور به گونه دیگری خدمات خویش را عرضه نماید .
بدین لحاظ برنامه آتی این موسسه پیرامون  برقراری سازوکار بهره برداری از تکنولوژی مخابراتی و اینترنتی برای رساندن خدمات فوق به مشتریان ، همراهان و هموندان موسسه با نازل ترین قیمت و تحمیل کم ترین هزینه با بهره گیری از رایج ترین امکانات و سخت افزار و با استفاده از زیرساخت های موجود می باشد .
                                         مدیر عامل  :     احمد نورمحمدی آبادچی