۱۳۹۳ اسفند ۱, جمعه

لطیفه ها

هیچ گاه به این اندازه شگفت زده نشده بودم که روزی : 
حسابدار انباری که یکی از وظایف اش ثبت ورودی خروجی ها و نقل و انتقالات بین انبارها بود در پاسخ به اینکه : 
"چرا تعدادی نقل و انتقال بین انبار ها را ثبت نکرده است ؟ " ،
می گفت : بایستی صبر کند ، پس از معین شدن موجودی  انبار ها ، نقل و انتقالات بین آن ها را ثبت کند ! . 
..... 
یادداشتی تحت عنوان "حسابداری جفت و جور ! " را بعد از آن نوشتم خلاصه حسابداری "جفت و جور" این گونه است که در راهبری بعضی سیستم ها ، واقعیت رخداد معاملات بر اساس خواست سیستم نمایانده می شود . 
تصور کنید : فرضا ، برای اینکه مانده فلان انبار به مقداری که در گزارش انبار ( که تصور می شود درست است ) آمده ، برسد ،  X واحد کالا نیاز می باشد ; 
از بین X+100 واحد انتقالی ، حسابدار حکایت ما ، صرفا  X  واحد آن را در سیستم عمل می کند ، 
تا فعلا بالانسی که به هر حال ، عجالتاً ! ، جفت و جور شده است بهم نخورد ، وقتی نقل و انتقالات و ورودی خروجی ها موازنه امروز را بهم ریخت و شرایط جدیدی نمود پیدا کرد ، خوب ! ، دوباره به گونه دیگری جفت و جور می شود . 
بنابراین با کمال تعجب مشاهده می کنیم که برای متوازن شدن با گزارش سیستم ، واقعیت ها و رخداد های مالی تغییر ناپذیر (که یقینی و قطعی است و بقیه اعداد و ارقام بایستی بر اساس آن ها تعدیل گردند ) ، کم و زیاد شده و اصطلاحا "جفت و جور" می گردند ! . 
... 
پی نوشت : 
اگر کالایی به طور قطعی از انباری به مقصد دیگری صادر شده است :
به طور قطعی و یقینی می توان گفت آن انبار حداقل این تعداد موجودی را پیش از آن داشته است . در صورت نبود موجودی بارگیری و ارسال کالا هیچ گاه نمی تواند رخ دهد .
بنابراین این واقعیت است .

سایر اطلاعات و اعداد و ارقام بایستی خودشان را با واقعیت ها و رخداد های یقینی و اثبات شده هماهنگ و متعادل سازند نه این که واقعیت را بر حسب سایر اطلاعات کم یا زیاد کنیم .

و باور کنید ، متاسفانه ، این اتفاق (جفت و جور کردن ! ) بیشتر از آن چه تصور می کنیم رخ می دهد ! .
 

۱۳۹۳ بهمن ۲۸, سه‌شنبه

عقل در تبعید یا تبعید عقل ! ؟

امروز صبح اتفاق جالبی افتاد ،  برآن شدم با شما نیز در میان بگذارم :
در صفحه خودم پستی در مورد آقای کوکبی دانشمند مشهورمان که حتما داستان اش را می دانید و اگر هم نمی دانید با مراجعه به این لینک می توانید آگاه شوید ، گذاشته بودم . 
یکی از دوستان در زیر آن پست چنین تقریر فرمودند : 

[ عقل در تبعید صفحه ی 49 ___________علم سفارشی به سرنوشت بشر وارزش هائی که بدان باید پایبند باشد بی اعتنا است. به این مطلب ،عده ای از برندگان جایزه ی نوبل در سال 1998 میلادی در یک میز گرد تلوزیونی در سوئد اعتراف نمودند واز این که تحقیقات از کنترل دولتها و نهادهای علمی خارج شده وتحت کنترل وهدایت شرکتهای بزرگ (تراست ها ) قرار گرفته ابراز نگرانی کردند___ آری بورژواها همه جا سرگرم پرورش افراد متخصص و خبره در این یا آن حوزه هستند.در نتیجه هزاران انسان با استعداد ،همانند اسبهای اعصاری در محدوده ی معینی به حرکت در آمده وسرگرم کار وتحقیق شده اند وتفکر وخرد ناب ضعیف وضعیفتر میگردد . (در زمان های ماقبل صنعت مدرن کارگاهای روغن گیری ازدانه های روغنی در سامانه های تحت فشاردر حقیقت یک نوع آسیاب بوده است،انجام میگرفته. سنگ زیرین ثابت بود وسنگ وزین روئین توسط اسبی که چشم هایش را بسته بودند تا سرگیجه نگیرد هول مسیر دایره ای میجرخید وتوسط چوبی که گیو نام داشت و یک سرش متصل به سنگ رویی ویک سر دیگر بر گردن اسب بود سنگ رویی را می چرخانده .«محصول را عصاره بمعنای افشره واسب را اسب اعصاری میگویند.»)  ]

من نیز در ابتدا توجه ام به بار نوستالژیک و مملو از " کیج " ی که از واژه " آری" لبریز بود جلب شد  دیدم این واژه " آری " را هر کجا که پای استحمار و اصطلاحا " خر کردن" ! مردم در کار بوده است به فراوانی دیده ام بنابراین متن را به این شکل کپی پیست کردم :


[ خیلی جالبه به متن توجه کنید :
"آری بورژواها همه جا سرگرم پرورش افراد متخصص و خبره در این یا آن حوزه هستند.در نتیجه هزاران انسان با استعداد ،همانند اسبهای اعصاری در محدوده ی معینی به حرکت در آمده وسرگرم کار وتحقیق شده اند وتفکر وخرد ناب ضعیف وضعیفتر میگردد"
آری !
آری !
آری !   ]

همچنین نوشتم :
تولید و محصول بورژوازی و علم سفارشی
دقیقا همین بوده است .

و می توان برای آن مصادیقی نیز ذکر کرد : مانند همین آقای کوکبی ! .
اما ، وقتی می توانیم ، قضاوت ارزشی روی موضوعی داشته باشیم که طرف مقابل آن را نیز روی ترازو بگذاریم .
در مقابل و رودررو ی علم سفارشی ، چه تولیدی بوده است که مزیتی احتمالی به آن داشته باشد ؟


افسوس که وقت ندارم ! و گرنه در ادامه می نوشتم : 
خرد ناب  ! ! ! ؟ 

خرد ناب به احتمال زیاد چیزی همردیف ، از قبیل و در مایه "اسلام ناب" ، "بنیاد گرایی ناب" ، "داعش ناب" و ... 
بایستی باشد .
یا سر از سبیل چخوف ، آدم کشی استالین گونه ، پوتین روسی ، چکمه های پوتین ، رقص قزاقی ، مافیای روسی ، حماقت شرقی و این جور چیزها در بیاورد ! .
افسوس که وقت نداشتم ! .

۱۳۹۳ بهمن ۲۶, یکشنبه

تکمیل چرخه های سیستم ها و نرم افزارها



بر اساس نظریات قطعی و مسلم  جامعه شناسان و سایر متخصصان علوم اجتماعی :
روابط اجتماعی میان مردم جامعه ما مختل می باشد .
رفتار ایرانیان در جامعه و با یکدیگر جزیره ای است
شرایط خاصی بر کشور حاکم است .
شرایط خاصی بر سازوکار کسب و کار ،  فعالیت های اقتصادی ، امور مالی و اداری ، حاکم است
بی اعتمادی ، پنهان کاری ، حسابسازی ، باند بازی ، دروغ پردازی ، یاوه سرایی ، در محیط های اداری مالی نهادها ، دستگاه ها ، شرکت ها ، واحدهای اقتصادی به فراوانی جریان دارد و در بعضی موارد ، اساسا ، شاید لازم به نظر برسد .
در هر مکالمه و گفتگو بینِ : دو عامل ، دو مجری ، دو نفر از کارکنان ، مدیر با کارکنان ، کارکنان با ارباب رجوع و دیگران ...  مقدار زیادی کلمات و عبارات بی ارتباط با موضوع کار جاری  رد و بدل می گردد که ممکن است بجای هموار کردن رابطه کاری ، آن را دشوارتر نیز بسازد .
برخی شرایط و پیش فرض هایی که در بالا گفته شد در کوتاه یا میان مدت غیر قابل تغییر می باشند .
پس چه باید کرد ؟
یک فعال اقتصادی ، سرمایه گزار ، مدیر اجرایی ، مجری و عملگر و کار آفرین نمی تواند منتظر بهبود یافتن شرایط با سازوکاری خارج از مدار و حیطه  اختیار خویش باشد .
یعنی به انتظار تحولات فرهنگی ، اجتماعی ، سیاسی ، تغییر عقیده مدیران منطقه ای و جهانی بنشیند .
اصل باقی ماندن و تداوم فعالیت و حیات برای یک ارگانیسم ، یک سازمان ، هر موجود زنده و فعال چه شخص حقیقی و چه شخص حقوقی مقدم بر سایر اصول می باشد .
به همین دلیل است که اگر لازم باشد در برابر سیاست های حاکم بر فضای عمومی جامعه :
تمامی رخداد های مالی را به صورت ساختگی و قراردادی ثبت خواهد کرد ، حساب سازی ، رکورد سازی ، جعل نمایشی و توافقی رخداد ها را به سطوح ملی و حتی جهانی تعمیم می بخشد ! . 
یعنی : از امکانات موجود حداکثر استفاده را برای بقا یا توسعه خویش خواهد نمود .
از مکانیسم ها و سازوکار های موجود حداکثر بهره برداری در راستای بقا و پیشبرد اهداف خویش را می نماید .
گزاره های فوق برای هر کارآفرین ، سرمایه گذار ، مدیر ، مالک ، عامل اجرایی ، یقینی و بی برو برگرد به نظر می رسد اما :
آیا از رایانه ها و روش های مکانیزه انجام کار ، سیستم ها و روش های انجام کار ، که به یمن حاکم نبودن قواعد "کپی رایت" تقریبا به رایگان در اختیار قرار دارد ،  حداکثر استفاده در این راستا به عمل آمده است ؟
همان گونه که در سطح ملی و جهانی مشاهده می کنیم سیستم ها و سازوکار های کامپیوتری نقش اساسی در بهبود روابط مردم با یکدیگر نزدیک تر ساختن آن ها ، رواج و تسهیل گفتگو بین آن ها گردیده اند .
سیستم ها مانند میخ ها و ستون هایی در محیط های اداری عمل کرده و باعث به نظم و انضباط درآمدن رفتار سازمانی افراد درون سازمان و برون سازمان مرتبط با سازمان می گردند
همگان مشاهده کرده ایم که هنگام داشتن درخواست خلاف قاعده بیشترین عاملی که مانع انجام کار به روش غلط می باشد ، شیوه های انجام کارِ بظاهر غیر قابل تغییر در سیستم ها می باشد
یعنی گردش کار و طراحی سیستم رایانه ای در کنترل رفتار عامل اجرایی تاثیر بسزایی دارد .
برای راحت تر تصور کردن موضوع فرض کنید :
 برای خرید مبل به فروشگاه و نمایشگاه مبل مراجعه نموده و از فروشنده ( که  از اتفاق دوست صمیمی مان می باشد ! ) درخواست می کنیم تعداد اقساط را افزایش ، یا مبلغ آن ها را ، کاهش دهد
در جواب ، به احتمال بسیار زیاد خواهد گفت : "سیستم از تعداد X قسط  بیشتر، یا از  Y ریال مبلغ ، کمتر قبول نمی کند ; و افزون بر این دستِ من نیست و دستِ رئیس ام می باشد " . 
جالب توجه این که چنین عذر هایی معمولا هم پذیرفتنی است و با اعتراض طرف مقابل روبرو نمی شود
شاید این گونه بوده که عاملان یک واحد تجاری ، ( یا شخصیت حسابداری خاص ) آموخته اند که محدودیت ها یا عدم تمایل شان را به گردن سیستم انداخته و بدین گونه از رودربایستی نجات یابند ! .  
بنابراین سیستم مکانیزه رایانه ای که با آن کار می کنیم در نظم دادن به رفتار سازمانی ما  بسیار موثر می باشد
یعنی افزون بر جنبه مکانیکی فعالیت ( ثبت و ضبط و پردازش رکورد ها و دیتای مالی اداری ) ، در شکل دادن به رفتار سازمانی ( قانون مند و سیستماتیک عمل کردن و ... ) نیز موثر می باشد
همان گونه که در یادداشت "بلای پلاگ اند پلی" ،  یا "وصله پینه کردن" ، (بلای "plug & play")  شرح داده شد  یکی از مشکلات جوامعِ در حال توسعه ، در حال مدرنیزاسیون ، در حال مکانیزه کردن و سیستماتیک کردن فرآیند ها ، فعالیت ها و روش های انجام کار :
گزینشی برخورد کردن با ابزارها ساختار ها و سازوکار های سیستم ها  می باشد
برای  مثال روش جمع بندی ، پردازش ، خلاصه کردن ، و گزارشگری رکوردهای حسابداری در بیشتر سازمان ها مکانیزه و با استفاده از رایانه شده است ، دیگر ، کمتر کَسی به روش دستی ، دفاتر روزنامه ، کل و معین سنتی حسابداری را بازنویسی می کند
اما پس از استخراج گزارش از سیستم یاد شده ، ناگهان ! شیوه انجام کار دوباره به همان روش گذشته یعنی ثبت اطلاعات روی کاغذ و مشاهده آن از روی کاغذ و تکثیر و توزیع کاغذی آن بر می گردد ! . 
به همین خاطر می باشد که : هنوز هنگامی که به عنوان یک حسابدار پشت دستگاه نشسته و مشغول به کار هستیم شاید مدارک خرید از گلوگاه خاصی به بعد اسکن شده و به جای کاغذ فایل تصویری آن در دسترس مان قرار بگیرد اما ناگزیر استعلام ، پروفرمای فروشنده ، مکاتبات بین واحد تدارکات با فروشنده ، و بسیاری از مراحل اولیه رخداد مالی را در دسترس نداریم
زیرا کسانی که در صدد رایانه ای کردن سیستم کار شرکت بوده اند جنبه های مکانیکی کار را بیشتر اهمیت داده اند
یعنی حجم پردازش بالا و پر تعداد را به رایانه سپرده ولی برنامه و ایده ای برای عادات و رفتارهای سازمانی کارکنان و نحوه تعامل آن ها با سیستم و با یکدیگر نداشته اند
چنین طرح ریزی کرده اند که تا مرحله پرینت تراز آزمایشی به صورت رایانه ای ، و کنترل های پس از آن و تبادل اطلاعات ، رفع مغایرات ، تصمیم گیری ها ، پیگیری امور معوق و ... همه با همان روش ها و شیوه های قبلی انجام پذیرد
بنابراین هنگام مراجعه به سیستم حسابداریِ ... جامعِ  یکپارچهِ  شبکه ای ، تحت نتِ ، هوشمندِ ، کارآمدِ ، چند ده ، یا چند صد میلیون تومانی مان ! ، با جزیره ای دور افتاده از همه جا که ارتباط اش با پس و پیش و چپ و راست و بالا و پایین ! قطع می باشد روبرو می گردیم که همچون "وصله" ای ناچسب و ناهمرنگ بر محیط سازمانی "پینه" شده است ، ... الصاق گردیده ، "سرهم بندی" شده است ! . 
بدین خاطر خبری نداریم از اینکه
در مکاتبات اداری با مراکز قضایی به مبلغ طلب سوخت شده اشاره شده است (به سوابق اداری رخداد مالی دسترسی نداریم ) .
در حین حسابرسی به یکی دو مورد از حساب ها رفرنس داده شده است (فیدبک و بازخوردی از ثبت های حسابداری به ما نمی رسد )
زیرا آن فعالیت ها (پیشین و پسین) به صورت دستی و مجزا و جداگانه از فعالیت های حسابداری دیده شده و طبیعتاً برنامه نویس و طراح سیستم نیز آن فرآیند ها را در چرخه کاریِ دردستِ طراحی و تهیه ، ندیده و الگوریتم و گردش فرم های اش نیز مورد غفلت قرار گرفته است
به تازگی به این نتیجه رسیده ام  که سیستم های یکپارچه (سال ها دنبال یکپارچه شدن بودیم ! ) را بایستی تکه تکه کنیم ! . 
یعنی به گونه ای که : کاربر ، به طور عادی ، در میان انجام کارهای روزمره اش بتواند کار واحد مورد نظراش را با همان تکه ( ماژول) سیستم ( نرم افزار) انجام دهد و سپس به سایر کارهای معمول و عادی اش بپردازد
در حال حاضر حسابدار یا کاربر فرضی ما ، مثلاً پس از صدور چک در وجه شخص مورد نظر اش نمی تواند به صورت عادی و روتین سند آن را نیز در رایانه ( نرم افزار یکپارچه مالی : سیستم اسناد پرداختنی یا خزانه داری ) ثبت نموده و سپس بر حسب معمول فعالیت بعدی اش را به انجام برساند
بلکه بایستی یکایک اسناد و برگه های صادر شده را در پوشه ای ، کشو میز ، زونکن ، کارت تابل یا جای دیگری نگاهداری نماید و در فرصت مناسب یکباره همه آن ها را در نرم افزارِ یکپارچه ثبت نماید
این وضعیت ناشی از پراکندگی و چیدمان غیر واقعی ابزارهای ثبت اسناد حسابداری در بسته و پکیجی به نام "نرم افزارِ جامعِ یکپارچه "  می باشد
به عبارت دیگر : به جای این که روال عادی کار اش به هم بخورد بایستی بتواند آن جایی که لازم است و موقعیت کار و توالی و پیوستگی فعالیت ها اقتضا می کند به تک تک این زیر سیستم ها ( ماژول ها دسترسی داشته باشد ) ، نه اینکه ناگزیر بخاطر وارد کردن یک سند یا انجام فلان پردازش حسابداری وارد سیستم سنگین و حجیمی شود
همه این نشانه ها و موقعیت های ناهنجار (یا فاقد بهینه گی ) که در محیط های سازمانی و اداری مالی با آن روبرو هستیم ناشی از وصله پینه کردن ، کاربست گزینشی ابزار ها ، غلبه ذهنیت مکانیکی در پیاده کردن و استقرار سیستم های رایانه ای بوده است
راه حل زیربنایی :
به کار گیری کامل و کامل کردن چرخه کار رایانه ای است ، اگر پردازش رکوردها و استخراج آن ها با رایانه صورت می گیرد ، رسیدگی ، کنترل ، انعکاس نتیجه رسیدگی ، تعاملات پیرامونی ، تبادل اطلاعات پیرامون آن نیز با استفاده از سازوکارهایی که به خودی خود و به طور طبیعی در کنار سایر ابزارها ایجاد شده بایستی صورت پذیرد ، هر چند گزینشی عمل کردن تصمیم گیران باعث مهجور ماندن آن ها شده است .  
به سهم خودمان در موسسه سنجش سپاهان :
دیر زمانی است که این سیاست را آغاز نموده ایم  هدف مان تکمیل چرخه کار مکانیزه با استفاده از اتوماسیون و کاربرد آن در اسناد و مدارک حسابداری و نوعی تقسیم کار بین کارکنان قسمت حسابداری با استفاده از روان سنجی و ترتیب انجام کارها به نوعی که حشو و زواید و کارهای دست و پا گیر کاهش یابد .
در وهله اول سعی می کنیم با استفاده از نرم افزارها و سیستم هایی که به صورت رایگان در فضای مجازی یا کاربردی رایانه ای توزیع گردیده است ، حداقل تا زمانی که قوانین تجارت جهانی هنوز در کشور اعمال نگردیده باشد ، تحمیل هزینه به موسسات را به حداقل برسانیم .
بکار گیری نوعی روش کنترل پروژه ای در اداره امور واحد حسابداری شرکت ها و موسسات .
نهادینه ساختن فرهنگ و روش های استفاده از نرم افزارهای تکمیل کننده چرخه کار حسابداری و ارتباطات درون سازمانی .
ترغیب و راهبری موسسات و شرکت ها به حرکت پیوسته ، مداوم و تدریجی  به سمت اتوماسیون اداری و سازمانی .
                                                                                                            احمد نورمحمدی  26/11/1393
پ . ن. یافته های بعدی در این باره :

/inattentional-organizational-blindness 

...